- Case de sucesso


Problema

Grande empresa do ramo imobiliário com filiais espalhadas por diversas cidades de todo o Brasil, tinha o alto custo na análise documental seus clientes pois precisavam aprovar ou não o crédito deles verificando a veracidade das informações contidas em seus sistemas. Para isso necessitava de funcionários especializados nas mais diversas filiais e muitas vezes esses profissionais eram utilizados para outras funções pois não havia demanda para análise documental em seu período integral de trabalho, em outros casos de algumas filiais o transporte dos documentos eram feitos por malote. O alto custo destes funcionários especializados em cada filial tornava a operação muito cara, diminuindo o lucro da empresa e inviabilizando a abertura de algumas filiais. Alguns requisitos precisavam ser atendidos para que a solução fosse a ideal, como:
- Ser integrável com o sistema deles
- Possuir chave comum para localização do processo no , sem a necessidade de alteração do sistema deles para armazenar informações da chave do
- Receber em árvore todos os documentos que precisem ser digitalizados, obedecendo a ordem estabelecida
- Poder definir para qual servidor o documento seria enviado, sendo que determinados documentos podem ficar em um servidor em Brasília e outros em São Paulo
- Receber um aviso em seu sistema quando o documento for digitalizado e sincronizado
- Visualizar os arquivos digitalizados ou anexados on-line, independente de qual servidor ele estiver localizado
- Permitir a redigitalização de algum documento ou o envio de mais documentos a serem digitalizados
- Possuir módulo de sincronização noturna, onde o sistema deve sincronizar automaticamente todos os documentos digitalizados ou anexados
- Permitir através de parâmetro enviado que o documento seja sincronizado na hora em tempo real ou sincronizado automaticamente durante a noite
- Permitir através de parâmetro enviado informando se documento pode ser apenas digitalizado ou também podem ser anexado
- Possuir módulo de controle por filial mostrando a quantidade de documentos a serem digitalizados, digitalizados e não sincronizados e documentos sincronizados

Solução apresentada


Para agilizar o processo e permitir a integração com o sistema da empresa o conta com uma estrutura hierárquica variável, ou seja, estrutura de chaves para localização do processo variável, esta grande empresa definiu três campos como sendo os campos chave e mais 2 campos sendo apenas de informações básicas.
A partir de um checklist de documentos que esta empresa tem em seu sistema ela envia junto com sua chave para o todos os documentos que precisam ser digitalizados, sendo que estes documentos seguem uma ordem específica para digitalização, onde ficam armazenados em estrutura tipo árvore. Também é possível mesmo após o envio, alterar a descrição de algum documento ou mesmo excluí-lo. Cada um destes documentos pode ser informado um servidor diferente para envio, onde o mesmo já deverá estar cadastrado.
Para digitalizar ou anexar é enviada a chave definida, juntamente com os parâmetros de sincronização real time ou automática noturna e de anexo ou não.
No momento em que os documentos são sincronizados com o servidor informado, é enviado para o sistema desta empresa um form via método POST contendo a chave informada por eles, um aviso de que os documentos foram digitalizados e sincronizados.
Através do envio das informações de sua chave a um endereço específico o cliente é validado e localizado dentro do permitindo a visualização em árvore de todos os documentos digitalizados ou anexados.
Disponibilização de módulo para sincronização noturna dos documentos digitalizados ou anexados.
Cadastro das filiais e consulta on-line e em tempo real da situação dos documentos em cada filial.

Resultado

Os resultados superaram as espectativas iniciais, montou-se uma equipe especializada em análise documental em um único local, diminuindo a quantidade de pessoas especializadas que tinham um alto custo em cada uma das filiais e focando estes profissionais em sua real função. O servidor de arquivos está localizado no mesmo local destes funcionários, sendo que o sistema adota um inteligência de verificar se o arquivo que está sendo solicitado para visualização está no servidor da rede local, caso esteja, o sistema automaticamente redireciona-o para o arquivo local evitando o tráfego na rede de internet e agilizando o processo de abertura e visualização.
Os custos foram diminuidos, foi desenvolvido pela ThinkTI uma espécie de preenchimento Wizard(preenchimento fácil) onde o sistema solicita ao funcionário qual o documento a ser digitalizado ou anexado automaticamente, evitando erros e facilitando sua operação. Com esta implementação da tecnologia Wizard (preenchimento fácil) funcionários menos especializados eram necessários ajudando a diminuir o tempo de treinamentos e especializações, refletindo diretamente na redução do custo da operação.
Atualmente somente para este cliente, são gerenciados pelo sistema mais de 300.000 documentos entre digitalizados e anexados.

Este é um dos cases de sucesso com a implementação do sistema . Além deste case outros inúmeros cases foram alcançados nas mais diversas áreas, como: Imobiliárias que utilizam o sistema para arquivamento e histórico de seus clientes e imóveis, escritórios de advocacia utilizando o sistema para rápida localização de processo e alguns como centralizador de seus processos entre suas filiais, escritórios de contabilidade para arquivamento e disponibilização de documentos a seus clientes, evitando que precisassem ficar solicitando um determinado documento, tendo cada cliente sua área exclusiva com seus documentos a seu alcance a qualquer momento e em qualquer lugar do mundo. Outros vários cases de sucesso poderiam ser citados aqui, com a implementação do custos são diminuídos, processos são agilizados e seus arquivos são mantidos seguros de perdas e acidentes inesperados.
Com a globalização do mundo e a atual consciência ecológica, se atualize, agilize seu processo, diminua seus custos e ajude a imprimirmos menos dimunuindo a quantidade papel utilizada.

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